Büro 4.0
E-Rechnung im Format XRechnung ist Pflicht bei öffentlichen Aufträgen des Bundes
Es gibt eine neue Regelung für die Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen des Bundes: Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. In Deutschland ist grundsätzlich das Format XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden.
Eine XRechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar und basiert auf einem XML-Format. Die Rechnungsinformationen können dadurch elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Viele Bürosoftwarelösungen sind in der Lage, eine Rechnung als XRechnung bereitzustellen. Wenn Sie bereits eine Softwarelösung im Einsatz haben, sprechen Sie Ihren Softwareanbieter am besten an, ob die Erstellung einer XRechnung integriert werden kann.
Denken Sie bitte auch an eine Speicherung und Aufbewahrung der Rechnungen, denn auch für XRechnungen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Eine XRechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens folgende Informationen enthalten:
- Leitweg-ID (wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben)
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer*
- Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
Eingereicht werden XRechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).
- Für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung, die auch von den Bundesländern genutzt werden kann.
Über die Plattformen kann die XRechnung nicht nur versendet werden. Es wird auch ein manuelles Erstellen von XRechnungen angeboten.
Sprechen Sie Ihre Auftraggeber am besten auf das Thema E-Rechnung an und klären Sie im Vorfeld ab, wie die Rechnungstellung genau erfolgen muss.
Ein Erklär-Video zur Erstellung bzw. Einreichung einer XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) finden Sie hier.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Ansprechpartner
Digitalisierungskoordinatorin / Beauftragte für Innovation und Technologie
Tel. 09431 885-321
Fax 09431 885285-321
Betriebsberater
Tel. 09181 2699-102
Fax 09181 2699-287102
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Internet
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Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Belegverwaltung digital
Beispielsweise die Buchhaltung ist heute durch passende Software in vielen Punkten automatisierbar. Um Betriebsinhabern die Möglichkeiten des Büro 4.0 im Handwerksbetrieb aufzuzeigen, hat die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz die innovative Software "DATEV Unternehmen online" in ihr Beratungsangebot aufgenommen. Handwerker können sich ab sofort im Bildungszentrum in Neumarkt kostenlos darüber informieren.
Die internetbasierte Plattform "Unternehmen online" gewährleistet einen reibungslosen Beleg- und Datenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen, ob beim Erstellen der Buchführung oder der Lohnabrechnung. Der Handwerksbetrieb kann mit einfachen Mitteln und nur wenigen Schritten Ein- und Ausgangsrechnungen erfassen und spart sich damit viele einzelne Arbeitsschritte. Der Schlüssel dabei ist der digitale Belegaustausch. Eine automatische Belegerkennung übernimmt, beispielsweise bei PDF-Dateien oder eingescannten Rechnungen, relevante Buchungsinformationen direkt in den Buchungssatz. So steht Unternehmern ein System für den kompletten kaufmännischen Prozess zur Verfügung. Außerdem bietet die Software ein revisionssicheres Archiv für digitalisierte Belege, elektronische Rechnungen, Personalunterlagen und Auswertungen.
Video
Testen und selbst Ausprobieren im "Büro 4.0" in Neumarkt
Um eine Vorstellung von den Möglichkeiten zu entwickeln, können Handwerksunternehmer sich das "Büro 4.0" ab sofort vor Ort in Neumarkt live zeigen und erklären lassen. Dabei kann mit Testdaten die Büroabwicklung eines typischen Handwerksbetriebes simuliert werden. So ist es möglich, einen Eindruck zu bekommen und zu beurteilen, ob der Einsatz im eigenen Betrieb sinnvoll ist oder auch nicht.
Arbeitswelt 4.0
Trennen Sie sich von der analogen Welt. Vernetzt, mobil, effizient und zeitsparend - so können Büro und Baustelle im Zeitalter der Digitalisierung aussehen.
Die Kombination aus technischen und betriebswirtschaftlichen Hilfsmitteln kann Ihnen helfen Ihren Betrieb moderner und effizienter zu gestalten.
Wir geben Ihnen gerne Hilfestellung bei der Einbindung von betriebswirtschaftlichen Themen wie:
- Mobile Zeiterfassung
- Digitale Rechnung / E-Rechnung
- Einführung eines ERP-Systems
- Einführung einer Branchensoftware
- Datenmanagementsystem
- Zertifizierte Cloud
- Digitale Kassensysteme
Die Beraterstelle "Beauftragte für Innovation und Technologie" ist gefördert.
Hinweis:
Diese Stelle gehört zum Technologie-Transfer-Netzwerk des Handwerks und wird als „Beauftragte für Innovation und Technologie“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und dem Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie gefördert. Weitere Informationen finden Sie auf der zentralen Webseite www.bisnet-handwerk.de. Weitere Informationen zur zentralen Leitstelle für Technologie-Transfer im Handwerk finden Sie hier.