Betriebsprüfung der Rentenversicherung - elektronisch unterstützt sowie elektronische EntgeltunterlagenBeitragsverfahrensverordnung - Übergangsfristen laufen aus
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bietet die Rentenversicherung (DRV) nun schon seit vielen Jahren an. Seit 1. Januar 2023 ist sie verpflichtend (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Jedoch hat man den Arbeitgebern eine Übergangszeit bis 31. Dezember 2026 eingeräumt. Ab dem 1. Januar 2027 ist eine Befreiung von dieser Pflicht nicht mehr möglich. Genauere Infos dazu unter dem Punkt Hinweis.
In den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung werden bundeseinheitlich die Art und der Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und für die Beitragsberechnung nach § 9 BVV festgelegt. Dort finden sich auch die Rahmenbedingungen für Arbeitgeber zur Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form. Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind die hierfür erforderlichen Unterlagen elektronisch bereitzuhalten. Allerdings wurden im Jahr 2022 Verstöße hinsichtlich nicht in elektronischer Form geführter Unterlagen noch nicht beanstandet. Welche Unterlagen im Einzelnen elektronisch geführt werden müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet. Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Es ist jedes Dokument in einer separaten Datei abzuspeichern, d. h. mehrere Unterlagen dürfen nicht in einer Datei zusammengefasst werden. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff. Zu beachten sind auch die Besonderheiten bei Unterlagen mit Unterschriftserfordernis. Siehe hierzu auch die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsberechnung nach § 9 BVV.
Hinweis:
Der Arbeitgeber konnte sich auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 von der elektronischen Übermittlung bzw. Führung für die euBP sowie für die elektronischen Entgeltunterlagen befreien lassen. Diese Übergangsregelungen laufen nun aus. Ab dem 1. Januar 2027 sind sowohl die Teilnahme am euBP-Verfahren wie auch die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verpflichtend.
Es wird daher Arbeitgebern, die die Befreiungsmöglichkeit bis jetzt genutzt haben, dringend empfohlen, ihre Abrechnungs- und Ablageprozesse – soweit noch nicht geschehen – entsprechend umzustellen.
Achtung
Ab dem 1. Januar 2027 sind sowohl die Teilnahme am euBP-Verfahren wie auch die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verpflichtend.